Quy định mới
Ngày 17/6/2020, Luật Doanh nghiệp 2020 (LDN2020) đã được Quốc Hội thông qua, trong đó có nhiều nội dung sửa đổi so với Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13, cụ thể: (i) Doanh nghiệp được tự quyết về con dấu, không phải đăng ký mẫu dấu như hiện nay, (ii) Hộ kinh doanh không còn là đối tượng áp dụng của LDN 2020, (iii) Bổ sung đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp, (iv) Định nghĩa lại về doanh nghiệp nhà nước, và (v) Bỏ quy định cổ đông hoặc nhóm cổ đông phải sở hữu cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng để thực hiện một số quyền của mình.
Những quy định trên ít nhiều sẽ có tác động đến hoạt động hiện nay của các doanh nghiệp, trong đó đặc biệt là quy định mới về quản lý con dấu. Cụ thể, LDN2020 đã bỏ hoàn toàn thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh, cởi bỏ nút thắt cuối cùng liên quan đến việc cơ quan nhà nước quản lý con dấu doanh nghiệp. Quy định tại Điều 43, LDN2020 cho phép doanh nghiệp có quyền tự quyết có hoặc không có con dấu với hình thức, nội dung tuỳ ý mà không phải tuân theo chuẩn mực nào và có thể sử dụng chữ ký số thay cho con dấu khắc trong các giao dịch, tài liệu.
Hành trình trả dấu cho doanh nghiệp
Thực tiễn cho thấy, kể từ thời điểm Luật Công ty 1990 ra đời cho đến trước thời điểm Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, với những quy định khắt khe trong công tác quản lý và sử dụng con dấu, đơn cử như ở giai đoạn này việc mẫu dấu của doanh nghiệp phải được đăng ký với cơ quan công an đã biến con dấu từ chỗ chỉ là một phương tiện ghi nhận các thông tin khắc sẵn của doanh nghiệp trên các văn bản giao dịch, đã trở thành vật thể có giá trị xác nhận hiệu lực pháp lý cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Với quyền năng được lối tư duy cũ trao cho như vậy, con dấu mặc nhiên trở thành trung tâm quyền lực của doanh nghiệp và vượt quá chức năng mà nó nên có, chính vì vậy nó từng là nguyên nhân gây ra nhiều phiền hà, tốn kém và là trung tâm của nhiều tranh chấp không đáng có trong đời sống doanh nghiệp.
Nhận thức được những vấn đề mà con dấu gây ra, Ban soạn thảo Luật Doanh nghiệp 2014 đã hướng đến việc loại bỏ căn nguyên từng biến con dấu thành “quyền trượng” trong doanh nghiệp. Cụ thể là doanh nghiệp được tự chủ về con dấu và không cần phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an. Tuy nhiên để tránh gây xáo trộn quá nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp nói riêng và tâm lý của cộng đồng nói chung, ban soạn thảo luật đã chọn giải pháp cải cách từng bước, tức là chưa bỏ hẳn mà là nới lỏng quy định về quản lý con dấu. Theo đó, doanh nghiệp đã có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung con dấu nhưng vẫn phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng để cá nhân, tổ chức khác có thể dễ dàng đối chiếu.
LDN2020 với quy định về việc doanh nghiệp không cần phải thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh đã gỡ bỏ hoàn toàn việc quản lý con dấu của doanh nghiệp từ phía các cơ quan nhà nước. Đây được coi như hành động nhà nước chính thức “trả con dấu cho doanh nghiệp”, giao cho doanh nghiệp toàn quyền việc quản lý và sử dụng con dấu với tư cách là tài sản riêng của mình.
Phù hợp xu thế
Quy định mới của LDN2020 như đã phân tích nêu trên là phù hợp với xu thế phát triển hiện nay trên thế giới khi có hơn 100 quốc gia đã bỏ yêu cầu phải có con dấu trong hoạt động của doanh nghiệp (Nguồn: Ngân hàng thế giới). Đây là bước đi cần thiết và là xu thế tất yếu để Việt Nam hướng đến môi trường kinh doanh năng động. Cụ thể:
Thứ nhất, quy định mới sẽ chấm dứt tư tưởng lạc hậu về việc con dấu là đủ để đại diện cho hình ảnh doanh nghiệp, xoá bỏ dần niềm tin vào sự an toàn khi thấy con dấu doanh nghiệp trong các tài liệu. Đồng thời, trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, có nhiều cách thức khác để xác tín cho các giao dịch của doanh nghiệp, điển hình là việc sử dụng chữ ký số với đầy đủ thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, phạm vi sử dụng… Khi nhiều quốc gia đã phát triển thành công hệ thống quản lý chữ ký số trong các giao dịch thương mại hay thủ tục hành chính thì ở Việt Nam, đây vẫn còn là điều mới mẻ và ít doanh nghiệp sử dụng. Do đó, để tận dụng những tính năng bảo mật và thông tin mà chữ ký số cung cấp, xã hội cần làm quen với công nghệ mới này thay thế “chữ ký tươi, dấu mực đỏ”, hạn chế tình trạng làm giả con dấu hay lợi dụng sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền.
Thứ hai, quy định mới sẽ tự nâng cao tính pháp lý ràng buộc và trách nhiệm cho người đại diện theo pháp luật/theo uỷ quyền khi tham gia giao dịch. Doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn vào việc phân cấp quản lý và phân chia nhiệm vụ, quyền hạn đối với người quản lý. Cùng với đó, cá nhân, tổ chức khác khi giao kết hợp đồng với doanh nghiệp sẽ nhận thức rõ hơn, yêu cầu chặt chẽ hơn về quyền hạn, thẩm quyền của các bên.
Thứ ba, việc đóng dấu trực tiếp vào các văn bản đang dần trở nên không cần thiết theo quy định pháp luật. Trước kia, theo quy định Luật doanh nghiệp 2014, “con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu”. Theo đó, hợp đồng giao dịch dân sự, thương mại của các bên không nhất thiết phải có con dấu mà chỉ bắt buộc theo quy định trong Luật kế toán, Luật thuế giá trị gia tăng hay theo yêu cầu riêng của ngân hàng cần phải đóng dấu vào các tài liệu, sổ sách. Tuy nhiên, từ khi có Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số và Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, cơ quan quản lý thuế cũng như các biểu mẫu kế toán cho phép doanh nghiệp lựa chọn đóng dấu hoặc sử dụng chữ ký số trong các chứng từ, hoá đơn, tài liệu (ngoại trừ sổ kế toán vẫn phải đóng dấu giáp lai).
Một số khuyến nghị
Nhìn chung, LDN2020 đã tiếp nối tinh thần pháp luật về việc cải cách từng bước con dấu doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, để quy định mới này thực sự phát huy trên thực tế, đưa giá trị pháp lý của con dấu về đúng bản chất thì cơ quan nhà nước cần hướng đến việc cải cách đồng bộ, mà đầu tiên là ở các đạo luật có liên quan, cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc dùng chữ ký số hoặc con dấu khắc và thay thế dần con dấu bằng chữ ký số.
Về phía doanh nghiệp, để thích ứng với quy định mới, doanh nghiệp cần sớm chuẩn bị hệ thống tăng cường tính nhận diện của doanh nghiệp và người đại diện, có cách thức công khai chữ ký, con dấu (nếu có) phù hợp để tự bảo vệ quyền lợi của công ty nói riêng và các tổ chức, cá nhân khác. Điều này không phải quá khó đối với doanh nghiệp lớn hay hoạt động ở những thành phố phát triển khi họ có đủ khả năng công nghệ thông tin để thực hiện và dễ dàng đăng ký sử dụng chữ ký số thay thế. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ở các địa phương khó khăn thì có thể tính đến phương án truyền thống hơn, như là chứng thực chữ ký của người quản lý/người đại diện doanh nghiệp và đăng tải công khai chữ ký đã được xác nhận cùng mẫu con dấu doanh nghiệp lên website công ty hoặc dán tại trụ sở. Tuy nhiên, sự đồng bộ như đã nói ở trên không nên chỉ dừng lại ở trong quy định pháp luật mà còn phải ở công tác tự quản lý của các doanh nghiệp. Do đó, cơ quan nhà nước cần thiết xây dựng các nguyên tắc công khai chữ ký, con dấu (nếu có) một cách hợp lệ để doanh nghiệp không bị lúng túng, cũng như là để cá nhân, tổ chức khác biết cách kiểm chứng trước khi tham gia giao dịch với doanh nghiệp.
Tựu chung lại, quyền hạn luôn đi kèm với nghĩa vụ. Khi doanh nghiệp được toàn quyền quyết định quản lý con dấu mà không có sự can thiệp của cơ quan nhà nước, tức là doanh nghiệp có nghĩa vụ tự quản lý cũng như thông báo cho cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan nhà nước biết khi làm việc, và vấn đề quy trách nhiệm cho người đại diện theo pháp luật/theo uỷ quyền nhân danh doanh nghiệp trong các giao dịch trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.
Trên đây là những nội dung phân tích về quy định quản lý con dấu theo LDN2020. Các quy định khác ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống pháp lý của doanh nghiệp sẽ được chúng tôi cập nhật và phân tích vào các kỳ tiếp theo.
Chuyên viên tư vấn – Nguyễn Thùy An